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赢群陪读《高效邮件工作法》19内容尽量精简

来源:赢群邮件营销时间:2020-06-11 06:16:40点击:553

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  要写出收件人易读和想读的邮件,需要注重邮件的外观,正确组织邮件的构成要素,合理分配以使各要素便于阅读,有意识地分段,并有效地将各要素分条列出。不过,要说邮件的可读性与文笔完全没有关系,实际上也并非如此。让人无法理解的邮件有一个共同的特征,正是这个特征导致收件人不能正确理解邮件,进而产生误解。这个特征就是“句子过长”。一个句子构成复杂,呈“虽然……但是……所以……”句式,中间没有间断,就会显得冗长乏味。举个例子:

  关于前几天讨论过的新项目,虽然开会的时候说6月启动,但是后来由于委托方的调整,想5月连休结束之后就启动,所以需要重新调整日程,可否下周再开一次碰头会?

  邮件中的句子如此冗长,必然会给收件人留下不好的印象。即便如此,仍有很多人在写这样的邮件,这让我很惊讶。虽然很多人可能觉得句式与视觉关系不大,但其实句子过长会对邮件的外观有影响。所以从视觉方面考虑,也要注意缩短句子长度。为什么句子不能太长呢?

  因为人们在阅读长文章时,阅读到后面会忘记前面罗列的前提、条件等内容,以至于不能完全理解文章的主题,也会对总体内容产生误解。若句子短小精悍,主题清晰易懂,则不容易引起误解,也不易引起发件人与收件人之间的理解偏差。高效能人士写的邮件句子短小,主题易懂,虽然有时候会让人觉得语气冷淡,但是邮件写作不就是应该把速度和准确放在首位吗?要使文章短小精悍,需要注意哪些问题呢?最基本的就是一句话只说一件事,所以不要使用连词导致句子过长。

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