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赢群陪读《高效邮件工作法》21给素不相识的人写邮件要像写情书一样

来源:赢群邮件营销时间:2020-06-13 08:33:47点击:1227

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  让素不相识的人回复你的邮件,可是有难度的。以跑业务做类比,邮件相当于初次见面时的问候,如果在这个阶段无法获得收件人的信任,给收件人留下了不好的印象,自然收不到回复。因此,这时候重要的是要让收件人接纳你,为此必须做到彬彬有礼

  当你给素不相识的人写信时,收件人并不知道你是谁。所以你要自报家门,说明自己的身份,然后在要点部分解释自己发送邮件的原委(理由)。只要清楚地表明发件人的身份和邮件的目的,就足以让收件人放下戒心,阅读邮件。

  相反,不自报家门,也不说明发送邮件的目的,字里行间只能体现出邮件对发件人的好处,这样的邮件只会让收件人加强戒心,觉得没有回复的必要,或者虽然打开看了,却不想读到最后。

  从收件人的立场来看,不回复或不读完是正常的。如今人们可以通过技术向企业和经营者群发邮件,我自己也经常收到不认识的人发来的业务邮件。但是,我很少回复。

  在收到的邮件中,有请求采访我的公关邮件,有请求交换业务信息的商务邮件,也有对方成为本地区的负责人,所以来问候的邮件。交换业务信息或问候类的邮件,我基本不会回复。因为在我不需要的事情上花费时间,不仅对我自己,对公司来说也毫无益处。而且这样的邮件往往是套用固定的模板写的,翻来覆去就是那么几句话:

  冒昧打扰,本人近日成为××区的区域负责人,因此想拜访贵公司以致问候。本人还是新人,不知道能否为贵公司提供帮助,不过还是想实地拜访一下,不知下周时间是否可以?期待合作。

  读罢,大部分人会觉得没必要回复。邮件里写了“贵公司”,也就是说其他公司也收到了同样内容的邮件。“本人还是新人,不知道能否为贵公司提供帮助”,这么说本来就让人困扰,而且在目的不明确的情况下见面,也很难实现有用的业务信息交换。作为收到邮件的众多公司中的一个,从这封邮件中我真的感受不到发件人有多想和我见面。

  邮件只能通过文字传达信息,本身就很难表达感情。面谈可以通过表情来表达感情,电话沟通可以通过语调的变化来表达感情,而邮件却不能。仅凭文字,收件人无法判断发件人的情况。

  话虽如此,我也不会拒绝回复所有交换业务信息或问候类的邮件。下面这样的邮件就是例外:

  浏览了贵公司的网站,深感商务邮件的重要性,听说您在举办培训,我有意将其引入我公司的内部培训。此外,我公司提供××服务,相信这一业务能够帮助贵公司提高××,不知可否进一步详谈?读完这封邮件,我知道发件人约见我是有目的的。而且,他的确仔细浏览了我公司的网站,还发表了简短的感想,我能从字里行间看出他对我公司业务的关注。可以断定,这不是从模板粘贴过来的邮件,这样的邮件不会让收件人觉得自己被随意应付了。由此可见,写邮件之前至少应该调研一下对方的业务内容,以便进行交流。第一次给收件人写邮件的时候,请记得用你自己的话,写你自己的内容。不是别人而是“你”,不是给任意一个人而是“那个人”写邮件。这个过程就好比写情书。写情书时,你写的是你自己的心思,而且这份心思是被赋予特定的人的。不只是给不认识的人写邮件,但凡你希望收到收件人回复的,就要以“一对一交流”的标准写邮件。

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