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赢群陪读《高效邮件工作法》24发送催促邮件时要给对方留“台阶”

来源:赢群邮件营销时间:2020-06-18 09:39:29点击:1191

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  “5天前发出去的邮件还没有得到回复。”

  这种时候我们会发送邮件催促收件人回复。但是,催促邮件不能随意发送,一旦写法不对,则可能惹怒收件人。为了在不伤害收件人感情的前提下索要回复,必须慎重处理。因此,有的人写催促邮件会花费很长时间,然而不管是多么不允许失败的邮件,都不应该花费过长时间。那么,发送催促邮件的时候需要注意什么呢?

  不要在催促邮件中对收件人穷追不舍,因为这是对收件人的一种责备,这只会惹怒收件人。这样一来,就算收到了回复,与收件人的关系也会恶化。重要的是,要给收件人留“台阶”,例如:

  上次我发给您的邮件有些难懂,所以再次联系您。

  这样一来,收件人就不会觉得自己被责备了。

  此外,还有可能对方已经回复了,但是因为某些故障,你并没有收到回复。考虑到这个因素,你也可以在邮件中写“可能您已经回复了……”,委婉地表达尚未收到回复的事实,这样做更为圆滑。

  有的人会觉得不必这么低声下气,然而有时自降身段,其实是为了更顺利地交流。而且话说回来,这个时候最重要的是收到回复,为此更要避免使对方心情不悦,产生抵触情绪。还有些人会查看发件箱中上一封邮件的发送时间,并写入催促邮件:“4月5日11时14分32秒我给您发送了一封邮件……”出乎我意料的是,采取这种做法的人居然为数不少。这种做法就等于把未能及时回复的证据摆在对方面前,让对方无所遁形。同样,在给多次不守期限的收件人的邮件开头中使用“上次也跟您说过……”,也会让他觉得你在责备他。写上这些刺激对方的内容,反而更难收到回复。想要表达自己发送了邮件这一事实,把之前发送过的邮件再发送一次不失为一种机智的做法。

  •我前几天发送给您的关于××的邮件,不知道您有没有收到?我担心您没有收到,特此再次发送。

  •最近邮件传送不太稳定,以防万一,我再给您发一遍。

  发邮件告知对方已再次发送之前的邮件时,也应使用不归责于对方的说法。其实对方没有回复,多半是因为忘记回复,或太忙,还没打开邮件等,所以对方心中也有愧疚感。因此,发送催促邮件时不要急躁,表达方式不要太直接,而应该斟词酌句。

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