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赢群陪读《高效邮件工作法》25只要超过期限一秒钟就可以问询

来源:赢群邮件营销时间:2020-06-19 09:20:03点击:924

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  为了实现不用发送催促邮件就可以收到回复的目的,可以采用设定回复期限的方法。但是邮件是一种单向沟通,如果表达方式不合适,会让人觉得你在不容分说地让对方按照你的指示办事,这一点需要注意。如索要回复、请求对方发送资料的邮件,如果表达方式不合适,很容易被视作单方面的强硬要求。

  “给我……”的表达方式就很容易给人留下不好的印象。如“请在4日之前给我回复”、“请在4日之前把资料发给我”,语气就像不容分说的命令。

  怎样才能在不给人留下单方面命令的印象的同时设定回复期限呢?

  首先,设定期限的时候,要仔细考虑对方的情况。如果对方日程紧张,需要确认你提出的期限对方能否实现,如询问对方:“我希望能在4日13时之前收到回复,不知道您是否方便?”

  其次,设定回复期限的时候要注意以工作日为基准计算天数。例如,星期五发出邮件,把回复期限定在星期一,虽然留出了两天的处理时间,但这两天是休息日。若对方从事的是周末上班的行业也就罢了,如果不是,这样设定回复期限就相当于要求对方利用周末时间工作,这会给对方造成困扰。以对方的工作日为基准计算天数,是使其遵守期限的前提条件。

  此外,如果把回复期限设定在工作截止日当天,就没有灵活处理的余地了。可以先将其设定在工作截止日期的前两天,这样一来,如果对方需要稍微延迟一下回复期限,就能再延迟一两天……这样留出一定灵活处理的空间岂不更好?

  另外,商定会谈时间的邮件,一般要在24小时内得到回复。因此,把回复期限设定为邮件发出后的24小时,并在未如期收到回复的情况下发送问询邮件(或者电话沟通),并不算失礼。这里重要的一点就是“一超期就问询”。高效能人士会在超过回复期限的那一刻立即发送问询邮件。这是为什么呢?

  因为立刻发送邮件可以向对方传达这样的信息:

  •重视严守时间节点这一原则。

  •对于超期行为态度坚决。

  出于对超期情况的理解和对影响关系的顾虑,有些人不愿意主动催促对方。

  我能理解这样的想法,但是并不认可这样的行为。工作中的信任关系,是通过严守时间节点构建起来的。例如,你在一家公司工作,这家公司对迟到非常宽容,迟到者不会受到任何责备或惩罚。在这样的环境下,你会按照规定的上班时间出勤吗?当你上班即将迟到时,你只会认为即便迟到也没什么关系,更不会着急赶去公司。同理,只要你允许对方超期一次,他就会认为你对超期行为的容忍度很高,以后你委托的工作,他也不会按时完成。结果就是你的工作进度被拖得越来越慢。因此,虽然这么说可能有些夸张,但是只要超过期限一秒钟就应该发送问询邮件,不过这个时候千万不要使用责备对方的措辞。发送问询邮件是因为不能对工作延迟的状态置之不理,绝不是为了责备对方。

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