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赢群陪读《高效邮件工作法》27重视感情交流

来源:赢群邮件营销时间:2020-06-23 08:05:19点击:1472

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  要想确保得到回复,在交流中就需要关心对方的情绪变化,理解对方的感情,并在此基础上表示感同身受。人们不仅不会草率对待那些能够理解自己的人,还会倾力协助。

  因此,如果对方在邮件中吐露感情,一定不要忽视。例如,对方在邮件中写道“到昨天为止,我一直因为感冒发烧卧床不起,真的很难受”,可以回复“前段时间你一定很难受吧,祝贺你康复”;如果对方说“新店铺开了个好头,我也终于有点信心了”,可以鼓励说“太棒了!我就知道你一定可以的”。感情色彩增强20%左右恰到好处。

  回复客户时,如果回复内容比较简短,只有一两句话,可以稍微补充一些内容。例如,客户在邮件中说:“想到可能会遇到恶劣天气,我心中有些不安,不知道交货日期可不可以延后2~3天?”对于这样的邮件,回复“知道了,我再调整一下”或回复“关于交货日期的问题,我与您有同样的担忧,我去与相关人员协调,后天之前会再和您联系”,哪种能给人留下更好的印象?前者给人的感觉是“既然你这么说了,那就这样吧”,而后者则表达出了对对方不安情绪的理解。正如这个例子所示,邮件中需要补充“我也是这样想的”、“我理解您的心情”之类的内容。有人会质疑,这样添加语句不会影响效率吗?换句话说,简单地回复“知道了,我再调整一下”,从而快速回复邮件,这样不是更好吗?的确,本书中我主张争分夺秒地回复邮件。要想在有限的时间内推进工作进程,需要使邮件内容简洁明了,并减少邮件往来次数。但是过于重视效率,以至于在感情交流方面敷衍了事,也不可取。人是感情动物,即便是通过邮件进行的人际交流,也拥有感情这一不容忽视的要素。

  因为不重视感情惹怒了对方,工作会立刻受到阻碍,正因如此,妥善处理感情问题实际上正是提高效率的重要环节。高效能人士不会敷衍感情问题的处理,他们知道对对方感情的关心与工作效率息息相关。

  为了增强情感交流的效果,你还可以再添加一些内容:

  •表达谢意。

  •表达感激之情。

  这两点是给对方留下好印象的最简单的操作,只要使用得当,就能推动对方尽快回复。如果对方快速地回复了你的问询,或者提早完成了你委托的工作,你应该为此向对方表示感谢。对于早回复的人,应使用“您回复得真快!非常感谢”,“多亏您快速回复,后续工作很顺利,太感谢了”等说法表达谢意。对方感受到你对他尽早处理邮件的感激之情,下次也会提前处理你的邮件,进而推动工作进展。

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